گواهی امضاء و شرایط آن چیست؟
گواهی امضاء چیست؟
گواهی امضا به معنای تایید و تصدیق امضای یک فرد زیر یک سند عادی توسط سردفتر اسناد رسمی است.
گواهی امضاء یکی از اصطلاحات گسترده در عرصه اسناد رسمی است که به تایید و تصدیق امضای یک فرد زیر یک متن یا سند اشاره دارد. این فرایند معمولاً توسط سردفتر اسناد رسمی انجام می‌شود و به آن گواهی امضاء یا تصدیق امضاء می‌گویند.
اعطای گواهی امضاء یکی از مسئولیت‌های بسیار حساس و مهم دفاتر اسناد رسمی است که با دقت و وسواس انجام می‌شود.
نتیجه این کار، در جلوه و تحولات دفترخانه‌ها به خوبی مشهود است؛ زیرا در تابلوها و دفترچه‌های اسناد رسمی، علاوه بر متون مربوطه، عبارت گواهی امضاء نیز چشم‌نواز است.
این نماد برای اطمینان از اعتبار و اعتماد به امضای ارائه شده و نیز تضمین صحت محتوای سند یا متن مورد تصدیق استفاده می‌شود.
در سربرگ اوراق، مهر، آدرس، و کارت معرفی سردفتر، اطلاعات مهمی دربارهٔ سردفتر اسناد رسمی آمده است. اما اینها تنها جزء اطلاعات مورد نیاز نیستند. در واقع، برای تأیید امضای یک فرد زیر یک سند، نیاز به “گواهی امضا” داریم.
روش دریافت گواهی امضاء از دفترخانه
در فرآیند دریافت گواهی امضاء، ابتدا شخص متقاضی باید به دفترخانه مراجعه کرده و با همراهی مدارک شناسایی معتبر، سند یا نوشته مربوطه را امضاء نماید.
سپس سر دفتر مربوط، تاریخ صدور سند را در آن ثبت کرده و فرد در حضور او مجدداً برگه را امضاء می‌کند.
پس از امضای شخص، سر دفتر تصدیق می‌کند و خودش نیز آن برگه را امضاء و ممهور به مهر دفترخانه می‌کند.
در نهایت، با ذکر شماره ردیف، گواهی امضاء به ذینفعان تحویل داده می‌شود. این فرآیند، به منظور تضمین صحت و اعتبار سند و امضای آن توسط متقاضی و تصدیق آن توسط مقامات دفترخانه انجام می‌شود.
وظایف سردفتران و مفهوم گواهی امضاء در قانون ثبت اسناد و املاک
در ماده ۴۹ قانون ثبت اسناد و املاک، وظایف مسئولین دفاتر به شرح زیر مشخص شده است:
- ثبت کردن اسناد طبق مقررات قانون.
- اعطای سواد مصدق از اسناد ثبت‌شده به افرادی که طبق مقررات حق گرفتن سواد دارند.
- تصدیق صحت امضا.
- پذیرش و حفظ اسنادی که به امانت سپرده می‌شوند.
با توجه به ماده فوق، یکی از وظایف سردفتران، تصدیق و تنظیم گواهی امضاء است.
همچنین، ماده ۲۰ قانون دفاتر اسناد رسمی، وظیفهٔ تعیین دفتر گواهی امضاء را مشخص می‌کند. این دفتر، صرفاً برای تصدیق امضاء زیر نوشته‌های عادی ایجاد می‌شود، و اسناد تصدیق‌شده بر اساس ماده ۳۷۵ آیین دادرسی مدنی مورد اعتراف قرار می‌گیرند.
به این ترتیب، وزارت دادگستری مسئولیت تهیه و تصویب آیین‌نامه مربوط به گواهی امضاء را بر عهده دارد.
گواهی امضاء و اعتبار سند
در ماده ۲۰ قانون دفاتر اسناد رسمی، دفتر گواهی امضاء به عنوان یک واحد از دفاتر ریاست مشخص شده است که به صورت انحصاری برای تایید امضاء در زیر نوشته‌های عادی فعالیت می‌کند.
این دفتر به اساس ماده ۳۵۷ آیین دادرسی مدنی به عنوان مسلم‌الصدور شناخته می‌شود، به این معنا که تصدیق آن به عنوان تایید قانونی امضاء از سوی قوه قضاییه صورت می‌پذیرد.
اما، طبق ماده ۱۲۵۲ قانون مدنی، محتوای سند دارای گواهی امضاء قابل تکذیب نیست و در صورت ادعای جعلیت یا عدم اعتبار قانونی، شخص می‌تواند اقدام به تکذیب سند مربوطه کند. مسئولین دفاتر اسناد رسمی نیز موظف به نگه‌داری رونوشت یا فتوکپی اسناد گواهی شده هستند و می‌توانند با دریافت هزینه مربوطه این خدمات را ارائه دهند.
چه اسنادی معمولاً از گواهی امضا استفاده می‌کنند؟
آیا همه امضاها قابل تصدیق هستند؟
نقش و عملکرد دفتر گواهی امضاء در ساماندهی اسناد و تأیید امضاها
دفتر گواهی امضاء، یکی از دفاتری است که طبق قوانین مربوطه واجب است که در هر دفترخانه موجود باشد.
این دفتر به منظور تأیید و ثبت امضاها زیر متنوعی از اسناد و مدارک استفاده می‌شود. طبق ماده ۱ قانون ثبت و مواد ۱۹ و ۲۰ قانون دفاتر اسناد رسمی، مشخصات دفتر گواهی امضاء به دقت تعیین شده است.
این دفتر دارای صفحاتی با ابعاد استاندارد ۲۰ در ۳۴ سانتیمتر می‌باشد و از طریق اداره ثبت محل توسط دفاتر خریداری می‌شود. هر صفحه از این دفتر، شامل خطوط افقی و شش ستون است که به ترتیب عبارتند از:
- ستون شماره ترتیب
- ستون تاریخ
- ستون نوع نوشته که امضاء زیر آن گواهی می‌شود
- ستون مربوط به شرح و معرفی و محل امضای معرفین
- ستون مربوط به عین گواهی که در سند نوشته شده است
- ستون مربوط به نمونه امضاء صاحب سند
در این دفتر، هر امضای تأیید شده به دقت ثبت و توثیق می‌شود، که این امر باعث افزایش قابلیت اعتماد و صحت اسناد می‌شود. این دفتر به عنوان یک ابزار مهم در فرآیند ثبت و تأیید اسناد، اهمیت بسیاری دارد و مطابق با قوانین و مقررات قانونی کشور استفاده می‌شود.
گواهی امضا چیست؟
چه اسنادی قابلیت گواهی امضا دارند؟
چگونه گواهی امضا اخذ می‌شود؟
نکات کلیدی در فرآیند اخذ گواهی امضا
در فرآیند اخذ گواهی امضا، برخی نکات مهم و قابل توجه وجود دارند که باید به آنها توجه شود:
گواهی اثر انگشت برای اشخاص بیسواد
گواهی اثر انگشت برای افراد بیسواد یا افرادی که ناتوان در امضای نام خود هستند، به منزله گواهی امضا محسوب می‌شود.
این اقدام، به طور معمول توسط سردفتر اسناد رسمی یا مراجع مختص به انجام می‌پذیرد و به عنوان تایید و تصدیق امضای شخص زیر یک سند یا متن به کار می‌رود.
از این روش برای افرادی که به دلایلی قادر به امضای نام خود نیستند، استفاده می‌شود تا اطمینان حاصل شود که هویت آنها به صورت قانونی تایید شده است.
تصدیق امضا در سند
به طور عمومی، تصدیق امضا زیر هر نوع نوشته‌ای که به طور اجباری ثبت نشده باشد، امکان‌پذیر است، مگر اینکه در قوانین مربوطه برای آن موارد استثناءی تعیین شده باشد.
به عبارت دیگر، برای بسیاری از اسناد غیرمالی که ثبت امضای زیر آنها اجباری نیست، امکان تصدیق امضا وجود دارد، مگر اینکه قوانین محلی یا مربوطه در مورد آن اسناد موارد استثنایی را تعیین کرده باشند.
این امر اهمیتی دارد زیرا تصدیق امضا تضمین می‌کند که امضای زیر یک نوشته یا سند از سوی فرد مربوط معتبر است و به درستی انجام شده است.
گواهی امضا بر روی اسناد خارجی
درست است، زمانی که اسناد به زبان خارجی باشند، سردفتر اسناد رسمی موظف است ابتدا از صحت ترجمه آنها اطمینان حاصل کند و سپس گواهی امضا را صادر کند.
این اقدام معمولاً به دلیل تضمین صحت و قابلیت درک محتوای اسناد برای افرادی است که زبان اصلی اسناد را نمی‌فهمند.
بنابراین، سردفتر اسناد رسمی با ترجمه صحیح متن اصلی، اطمینان حاصل می‌کند که محتوای اسناد درست و معتبر است و سپس گواهی امضا را بر روی آنها صادر می‌کند تا از تایید امضای شخص یا اشخاص مربوطه برای اسناد خارجی اطمینان حاصل شود.
مدارک مورد نیاز برای متقاضی اخذ گواهی امضا
متقاضی اخذ گواهی امضا باید اصل شناسنامه یا کارت ملی خود را به همراه داشته باشد. در صورتی که مدارک ناخوانا یا مخدوش باشند، اداره ثبت احوال ممکن است از طریق بررسی و استعلام این مدارک، صحت و اعتبار آنها را تأیید کند.
این اقدام به منظور اطمینان از صحت هویت و اطلاعات متقاضی است و از طریق آن از احتمال وجود تقلب یا سوءاستفاده جلوگیری می‌شود.
تصویر مصدق برای ذینفعان
در صورتی که ذینفع (شخص یا موسسه مورد نفع) تقاضای صدور تصویر مصدق از نوشته‌ای که گواهی امضا دارد، داشته باشد، باید توجه داشت که تصویری از گواهی امضا در بایگانی دفتر اسناد رسمی موجود است و ارائه تصویر با قید متنی که تصویر برابر با نسخه موجود در دفترخانه است، مورد قبول است.
این اقدام از طرف ذینفع انجام می‌شود به منظور ارائه دقیق و معتبر تصویری از گواهی امضا بدون نیاز به مراجعه مستقیم به دفتر اسناد رسمی.
اطمینان از تطابق تصویر ارائه شده با نسخه موجود در دفترخانه، از طریق قید متنی معتبر و قابل تایید به کار گرفته می‌شود، که این امر اطمینان از صحت اسناد را فراهم می‌کند.
گواهی امضاء و شرایط آن
اسنادی که قابلیت گواهی امضا دارند
اسنادی که می‌توانند گواهی امضا شوند، باید مرتبط با معاملات غیرمالی باشند، به این معنا که نباید به طور مستقیم به معاملات مالی مرتبط باشند.
به عبارت دیگر، اسنادی که به اموری مانند معاملات اموال غیرمنقول، قراردادهای خدماتی، توافق‌نامه‌ها، یا سند‌های ملکی مرتبط هستند، می‌توانند تحت گواهی امضا قرار گیرند.
اما اسنادی که به صورت مستقیم به پرداخت وجه نقدی، اموال مالی، یا سهام شرکت‌ها مرتبط باشند، از قابلیت تصدیق امضا مستثنی هستند.
محدودیت‌های اخذ گواهی امضا
بنابراین، دفاتر اسناد رسمی مجاز به تصدیق امضای اشخاص زیر یا بر روی اسناد تجاری مانند چک، سفته، معاملات اموال غیرمنقول، املاک، منافع غیرمنقول، تادیه وجه نقد یا ضمانت آن، و یا سهام شرکت‌های ثبت شده نیستند.
این محدودیت در قانون به طور واضح تعیین شده است. به عنوان مثال، ماده ۱۲ اصلاحی آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران بیان می‌کند که دفاتر گواهی امضا مجاز به تصدیق امضای نوشته‌های مالی نیستند.
نوشته‌های مالی به معنای نوشته‌هایی هستند که در آنها به طور منجز پرداخت وجه نقدی توسط امضا کننده یا ضمانت شده باشد، یا موضوع آنها عین یا منافع مال غیرمنقول یا سهام شرکت‌های ثبت شده باشد.
بنابراین، دفاتر اسناد رسمی مجاز به ارائه گواهی امضا بر روی اسناد غیرمالی، مانند قراردادهای خدماتی، توافق‌نامه‌های غیرمالی، اسناد ملکی، و غیره هستند. اما اسناد مالی مانند چک‌ها و سفته‌ها تحت پوشش گواهی امضا نمی‌افتند.
این محدودیت از مهمترین مباحثی است که در قوانین مربوط به دفاتر اسناد رسمی و گواهی امضا تعیین شده است. محدودیت بر روی تصدیق امضای اسناد مالی به منظور جلوگیری از سوءاستفاده و تقلب در معاملات مالی اعمال شده است.
در عمل، این محدودیت به معنای این است که دفاتر اسناد رسمی مجاز به اعطای گواهی امضا بر روی اسنادی که به طور مستقیم مرتبط با پرداخت وجه نقدی یا منافع مالی می‌باشند، نیستند. این اسناد شامل چک‌ها، سفته‌ها، قراردادهای وام، اسناد وجهی، و سندی که موضوع آن اموال غیرمنقول یا سهام شرکت‌های ثبت شده باشد، می‌شود.
دلیل این محدودیت این است که اعتماد به صحت و قابلیت اثبات امضای اسناد مالی بسیار حیاتی است و این اعتماد می‌تواند به خطر بیفتد اگر دفاتر اسناد رسمی به طور غیر متناسب امضای این اسناد را تصدیق کنند. بنابراین، این محدودیت می‌تواند از سوءاستفاده و تقلب در معاملات مالی جلوگیری کند و اعتماد عمومی به صحت امضای اسناد را حفظ کند.
آیا به دنبال مشاوره حقوقی حرفه‌ای برای گواهی امضا و حقوق قراردادها هستید؟
تیم حقوقی ما با سابقه‌ی بیش از ۲۰ سال در زمینه مشاوره حقوقی، آماده‌ی راهنمایی شما در امور گواهی امضا و تفسیر قراردادهاست.
با ما تماس بگیرید تا به وکیل متخصص ما در حل مسائل حقوقی به شما کمک کند و اطمینان حاصل کنید که امور شما به دستان ما در امان خواهد بود.
